Services de soutien

Ils sont au nombre de cinq. Ils sont essentiels au bon fonctionnement de l’établissement dans son ensemble. Grâce à la bonne communication entre les différents services de chaque mission, il est possible de répondre rapidement aux différentes demandes et interrogations.

Les ressources humaines

Plusieurs tâches sont attribuées à ce service.

• Relation de travail :
  • Des réunions au semaine ont lieu pour les différents syndicats présents dans l’établissement afin de discuter des relations de travail. Un support est donné quand à l’interprétation des conventions collectives pour les directeurs(trices) de programme.
• Dotation :
  • Recrutement du personnel, participation à des salons de l’emploi, visites de collèges…
• Bureau de santé :
  • Virage de l’approche préventive du Bureau de santé, suivis et rencontres des employés avec des problèmes récurrents de santé
• Service de paie :
  • Gestion de la paie grâce à un logiciel informatique
  • Le service des ressources humaines, en relation avec les directeurs(trices) de missions, analysent les besoins en ressources humaines et la planification d’activités de formation.

Le services financiers et les achats

• SERVICES FINANCIERS:
• De concert avec l’équipe de gestion, effectue l’élaboration, le suivi et le contrôle budgétaire de l’établissement.
  • Effectue la comptabilité de l’établissement et s’assure que les pratiques comptables de l’établissement sont conformes aux normes et définitions contenues dans le Manuel de gestion financière du Ministère de la Santé et des Services sociaux.
  • S’assure que les données quantitatives de l’établissement sont fondées sur des méthodes valables d’enregistrement et de contrôle.
  • Agit à titre de soutien auprès de la direction générale et du conseil d’administration pour la gestion financière de l’établissement
  • Le service des finances agit à titre de support auprès du Service des ressources humaines pour certains dossiers à caractère financier.
  • Support aux cadres pour les analyses financières.
  • Suivi et reddition de comptes auprès de la R.R.S.S.S.O. et du M.S.S.S..
• Qualité et satisfaction :
  • Rencontre de l’équipe des finances ayant pour objet la réduction des délais de production des rapports ainsi que la signification des rapports.
  • L’équipe a déployé beaucoup d’efforts afin d’assurer un monitoring constant du budget, compte tenu de la nécessité d’assurer l’équilibre budgétaire de notre établissement.
• Ajustement et transformation :
  • Revoir le budget informatique (logiciel financier) pour l’année suivante.
• ACHATS
  • Procède à l’achat des fournitures de bureau et des fournitures spécialisées

Services archives/accueil/secrétariat

LE SERVICE

Ce service assure le soutien administratif à l’accueil, aux programmes, aux archives, aux médecins et à la direction.

LA CLIENTÈLE

Toute la population pour les services de l’accueil et archives ; les membres du personnel pour le soutien administratif et les médecins pour le soutien médical.

Préposée à l’accueil et admission :

• Accueillir et inscrire les usagers
• Répondre au téléphone
• Gestion de la prise de rendez-vous
• Préparer les admissions
• Ouvrir et effectuer le classement dans les dossiers des usagers

Commis intermédiaire :

• Répondre aux demandes de renseignements de nature médicale
• Diviser, trier et acheminer les rapports de laboratoire
• Informatiser les transferts et départs
• Fixer des rendez-vous à l’externe
• Classer des rapports dans les dossiers des usagers admis
• Compiler des statistiques

Secrétaire au programme

• Donner un soutien administratif à l’équipe du programme
• Faire du traitement de texte
• Contrôler la remise des feuilles de temps et des statistiques
• Effectuer le classement quotidien
• Prendre les comptes rendus de réunion

Secrétaire médicale

• Donner un soutien administratif et médical à l’équipe offrant des services externes
• Prise de rendez-vous internes et externes
• Prise des messages de nature médicale
• Dactylographier à partir de rubans magnétiques, de brouillons de textes, des résumés de dossiers, consultations médicales, protocoles opératoires..
• Assumer un suivi auprès des consultations, examens diagnostiques et des références

Archiviste et/ou technicienne en archives

• Faire la codification des diagnostiques médicaux
• Participer à la cueillette et analyse des statistiques
• Assembler, trier et organiser les dossiers des usagers
• Participer à la conservation et destruction des dossiers médicaux
• Participer au pilotage des systèmes informatiques touchant la clientèle

Secrétaire de direction

• Assumer un soutien administratif aux directeurs des programmes
• Rédiger les procès verbaux des réunions d’équipe
• Assumer la prise des messages et la gestion de l’agenda de son directeur
• Assumer la responsabilité d’un système de classement efficace
• Gestion des horaires de travail pour le secteur
• Assumer la traduction des documents produits par son secteur

Attachée à la direction

• Convoquer les membres du conseil d’administration aux réunions
• Rédiger les procès verbaux des réunions du conseil d’administration et du comité de coordination et de gestion
• Préparer les documents nécessaires aux diverses rencontres administratives
• Faire le classement des documents et de la correspondance
• Recevoir les appels téléphoniques de la direction générale
• Rédiger la correspondance de routine

Services techniques

Entretien des bâtiments

• Ce service effectue les rénovations pour les différentes missions de l’établissement, veille à l’installation du réseau informatique, réalise des appels d’offres.

Entretien ménager

• Maintien la propreté et l’hygiène de l’ensemble des locaux.

Buanderie

• Service offert aux unités opérationnelles et doit s’adapter à leurs besoins et à leurs caractéristiques : la responsabilité du nettoyage, du blanchissage et de l’approvisionnement en lingerie, aux vêtements et à la literie requise pour le traitement, le confort et l’hygiène des usagers

Service alimentaire

• Pouvoir offrir aux usagers, à leur famille et aux clients de la cafétéria des aliments nutritifs et appétissants, des soins nutritionnels maximaux, une éducation nutritionnelle optimale pour les usagers utilisateurs de l’ensemble de nos services
• Offrir une interprétation et une application des directives des diètes thérapeutiques, une évaluation nutritionnelle et un plan de nutrition pour les usagers qui ont besoin d’un support nutritionnel
• Assurer une bonne communication avec les autres départements et mettre l’accent sur l’amélioration continue de la qualité tout en gardant en tête que l’usager est au centre de nos préoccupations.

Services techniques spécialisés (génie biomédical, informatique et télécommunications – messagerie)
Génie biomédical

• Responsable de l’entretien et du service sur les équipements biomédicaux dans l’ensemble de nos installations.

Informatique

• Effectue l’installation, l’entretien et la réparation des systèmes et équipements informatiques.
• Télécommunications-messagerie
• Support technique pour les systèmes de téléphonie, télé-avertisseurs, cellulaires, photocopieurs, télécopieurs.