Services de soutien

Ils sont au nombre de cinq. Ils sont essentiels au bon fonctionnement de l’établissement dans son ensemble. Grâce à la bonne communication entre les différents services de chaque mission, il est possible de répondre rapidement aux différentes demandes et interrogations.

Les ressources humaines

Plusieurs tâches sont attribuées à ce service.

• Relation de travail :
  • Des réunions au semaine ont lieu pour les différents syndicats présents dans l’établissement afin de discuter des relations de travail. Un support est donné quand à l’interprétation des conventions collectives pour les directeurs(trices) de programme.
     
• Dotation :
  • Recrutement du personnel, participation à des salons de l’emploi, visites de collèges…
     
• Bureau de santé :
  • Virage de l’approche préventive du Bureau de santé, suivis et rencontres des employés avec des problèmes récurrents de santé
     
• Service de paie :
  • Gestion de la paie grâce à un logiciel informatique
  • Le service des ressources humaines, en relation avec les directeurs(trices) de missions, analysent les besoins en ressources humaines et la planification d’activités de formation.

Le services financiers et les achats

• SERVICES FINANCIERS:
• De concert avec l’équipe de gestion, effectue l’élaboration, le suivi et le contrôle budgétaire de l’établissement.
  • Effectue la comptabilité de l’établissement et s’assure que les pratiques comptables de l’établissement sont conformes aux normes et définitions contenues dans le Manuel de gestion financière du Ministère de la Santé et des Services sociaux.
  • S’assure que les données quantitatives de l’établissement sont fondées sur des méthodes valables d’enregistrement et de contrôle.
  • Agit à titre de soutien auprès de la direction générale et du conseil d’administration pour la gestion financière de l’établissement
  • Le service des finances agit à titre de support auprès du Service des ressources humaines pour certains dossiers à caractère financier.
  • Support aux cadres pour les analyses financières.
  • Suivi et reddition de comptes auprès de la R.R.S.S.S.O. et du M.S.S.S..
• Qualité et satisfaction :
  • Rencontre de l’équipe des finances ayant pour objet la réduction des délais de production des rapports ainsi que la signification des rapports.
  • L’équipe a déployé beaucoup d’efforts afin d’assurer un monitoring constant du budget, compte tenu de la nécessité d’assurer l’équilibre budgétaire de notre établissement.
• Ajustement et transformation :
  • Revoir le budget informatique (logiciel financier) pour l’année suivante.
     
• ACHATS
  • Procède à l’achat des fournitures de bureau et des fournitures spécialisées

Services archives/accueil/secrétariat

LE SERVICE

Ce service assure le soutien administratif à l’accueil, aux programmes, aux archives, aux médecins et à la direction.

LA CLIENTÈLE

Toute la population pour les services de l’accueil et archives ; les membres du personnel pour le soutien administratif et les médecins pour le soutien médical.

• Agente administrative classe 3
  • Assumer toutes les tâches qui sont reliées à l’accueil, téléphonie, prises de messages, prises de rendez-vous, inscription pour tous les services diagnostiques, chirurgicaux, physiothérapie, clinique externe et urgence.
  • Travailler avec des systèmes informatiques qui permettent d’assumer l’ouverture d’un nouveau dossier, de créer les cartes d’hôpital, d’inscrire les visites, de créer des admissions, d’assumer les transferts et départs, de créer des requêtes pour les services diagnostiques, d’assumer une prise de rendez-vous et de gérer des statistiques.
  • Assumer la réponse ministérielle quotidienne au niveau du taux d’occupation dans nos différents centres.
  • Assembler, trier et diffuser les résultats diagnostiques, visites externes, etc.
  • Recevoir les différentes demandes de consultation.
  • Effectuer tout le classement qui est relié au dossier médical de l’usager.
  • Assumer un suivi dans le dossier médical de l’usager.
  • En centre hospitalier, travaille dans les services tels que : archives médicales, accueils, radiologie, laboratoire, clinique externe, urgence, soins généraux et prise de rendez-vous.
  • En CLSC, travaille dans tous les points de service de l’établissement: Mansfield-Pontefract, Ile-aux-Allumettes, Bryson et Quyon.
     

• Agente administrative classe 2
  • Apporter un soutien administratif aux différents programmes.
  • Assumer le traitement de texte, assiste aux différentes rencontres d’équipe, voit à l’organisation des horaires, statistiques et prêts d’équipement. Elle est la personne-ressource pour un secteur d’intervenants.
  • Assumer la réception et en collaboration avec le gestionnaire, voit à l’assignation des demandes de services.
  • L’agente administrative classe 2, volet médical, apporte un soutien administratif et médical à l’équipe offrant des services externes, physiothérapie, laboratoire, bloc opératoire et en médecine familiale. Assume la prise de messages de nature médicale. Voit à la prise de rendez-vous et la prise en charge des dossiers médicaux. Assume le traitement de texte et la traduction qui relèvent de son secteur. S’occupe de toute correspondance de routine.
     
• Agente administrative classe 1
  • Assumer un soutien administratif aux directeurs et gestionnaires.
  • Assister aux différentes rencontres et rédige les procès-verbaux.
  • Coordonner l’agenda de son supérieur et assume la prise de messages.
  • Assumer la responsabilité d’un système de classement efficace.
  • Gérer des horaires de travail.
  • Assumer le traitement de texte avancé et elle en fait la traduction lorsque nécessaire.
  • Assumer la mise en page des rapports médicaux qui sont rédigés et dictés par les radiologies, spécialistes, médecins et chirurgiens. Assume la distribution des rapports dans les bureaux de médecins.
  • Rédiger la correspondance de routine et voit au bon fonctionnement de son secteur d’activité.

• Attachée à la direction
  • Convoquer les membres du conseil d’administration aux réunions.
  • Rédiger les procès verbaux des réunions du conseil d’administration et du comité de coordination et de gestion.
  • Préparer les documents nécessaires aux diverses rencontres administratives.
  • Faire le classement des documents et de la correspondance.
  • Apporte un support administratif au commissaire des plaintes.
  • Recevoir les appels téléphonique de la direction générale.
  • Rédiger la correspondance de routine et elle voit à la coordination de l’agenda de son supérieur.

• Archiviste et/ou technicienne en archives
  • Codifier les diagnostiques médicaux.
  • Participer à la cueillette et analyse de statistiques .
  • Assembler, trier et organiser les dossiers des usagers.
  • Participer à la conservation et destruction des dossiers médicaux.
  • Participer au pilotage des systèmes informatiques touchant la clientèle.
  • Recevoir et répondre aux différentes demandes d’accès qui sont gérées par la Loi d’accès à l’information.
  • Rédige et s’assure de la mise en fonction des politiques et procédures reliées aux archives médicales.
  • Voir au bon fonctionnement du service des archives médicales .

Services techniques

Entretien des bâtiments

• Ce service effectue les travaux d'entretien et de bon fonctionnement des édifices pour les différentes missions de l’établissement et réalise des appels d’offres.
   

• Maintien la propreté et l’hygiène de l’ensemble des locaux.
   

• Service offert aux unités opérationnelles et doit s’adapter à leurs besoins et à leurs caractéristiques : la responsabilité du nettoyage, du blanchissage et de l’approvisionnement en lingerie, aux vêtements et à la literie requise pour le traitement, le confort et l’hygiène des usagers
   

• Pouvoir offrir aux usagers, à leur famille et aux clients de la cafétéria des aliments nutritifs et appétissants, des soins nutritionnels maximaux, une éducation nutritionnelle optimale pour les usagers utilisateurs de l’ensemble de nos services
• Offrir une interprétation et une application des directives des diètes thérapeutiques, une évaluation nutritionnelle et un plan de nutrition pour les usagers qui ont besoin d’un support nutritionnel
• Assurer une bonne communication avec les autres départements et mettre l’accent sur l’amélioration continue de la qualité tout en gardant en tête que l’usager est au centre de nos préoccupations.

Services techniques spécialisés (génie biomédical, informatique et télécommunications – messagerie)

Génie biomédical

• Responsable de l’entretien et du service sur les équipements biomédicaux dans l’ensemble de nos installations.
   

• Effectue l’installation, l’entretien et la réparation des systèmes et équipements informatiques.
• Télécommunications-messagerie
• Support technique pour les systèmes de téléphonie, télé-avertisseurs, cellulaires, photocopieurs, télécopieurs.