Organisation et fonctionnement des services d’organisation communautaire

Au CSSS du Pontiac, l’équipe de deux organisateurs communautaires (OC) est rattachée à la direction générale.  Ce rattachement est le résultat d’une démarche qu’ils ont initié dans un contexte qui y était favorable, et ce à plusieurs niveaux.  Près d’un an après son implantation officielle, nous sommes en mesure d’en faire une première analyse – bilan et de la partager avec nos confrères et consoeurs du RQIIAC.  Notre analyse est principalement inspirée de 3 éléments : Le cadre de référence en organisation communautaire du RQIIAC, le document produit par l’équipe en organisation communautaire de Beauce-Etchemins et la réalité de notre pratique.  Nous vous résumons dans cet article la démarche qui a mené à l’adoption de notre politique et de nos modalités de fonctionnement ainsi que les résultats suite à sa mise en application.

Quelques éléments de conjoncture

Notre équipe de 2 OC : Paul, un vieux de plus de 20 ans d’expérience, à l’emploi du CSSS (et des appellations qui ont précédé) depuis près de 18 ans, formation universitaire diversifiée (psychologie et administration).  Julie, une jeune organisatrice communautaire de quelques années d’expérience, à l’emploi du CSSS depuis 2 ans, formation universitaire de pointe (maîtrise en organisation communautaire).  Presque la bête et la belle quoi.

Une réalité de travail en milieu rural, moitié francophone moitié anglophone, très dispersé (0.4 habitants au km carré),  18 villages de moins de 2 000 habitants, 9 points de services répartis sur le territoire, économiquement dépendant de l’agriculture et de la forêt, avec une population vieillissante depuis quelques décennies et un exode des jeunes et de plusieurs de ses forces vives.

Un établissement fusionné multi-missions (CLSC-CH-CHSLD)  depuis 1996.

Un directeur général, en poste depuis 3 ans, et des cadres en mission CSLC qui croient à l’organisation communautaire.

Un contexte de réorganisation des services, rendu nécessaire par l’adoption de la Loi 25, par l’imposition de la responsabilité populationnelle qui en découle et par l’obligation de développer des projets cliniques qui viennent camper la prestation des services sur le territoire ainsi que leur arrimage. 

En périphérie, des organismes communautaires qui reconnaissent et apprécient le travail des OC.


La démarche

Après plusieurs heures de discussions, nous (les 2 OC) avons rencontré le directeur général pour lui faire part de notre vision de l’organisation communautaire dans notre établissement et sur notre territoire ainsi que de sa place dans la structure organisationnelle en développement.  Le résultat de notre démarche est que nous recevons le mandat de mettre sur pied et d’alimenter un comité interne pour se pencher sur la question et dont le mandat sera de proposer une politique et des modalités de fonctionnement de l’organisation communautaire.  Aussitôt demandé aussitôt fait (le vieux a un certain sens du timing et de l’opportunisme).  Notre comité est dirigé par les OC et composé de ces derniers, du directeur général et des cadres responsables de la mission CSLC.

À la première rencontre, nous (la jeune allumée) avons présenté au comité les postulats de base de l’organisation communautaire, tels que définis dans le cadre de référence.  Nous avons également expliqué au comité les valeurs de l’organisation communautaire, en insistant sur le fait que nous y adhérions, les stratégies et approches ainsi que les différents types d’intervention.  Un tour guidé, commenté et discuté du cadre de référence quoi.  La réception du comité fut positive.  Quelques surprises par rapport à notre profession, mais rien de majeur.  La table était mise pour passer à la deuxième étape, passer de la parole aux actes.

Les conditions nécessaires à la pratique

La pratique de l’organisation communautaire, comme pour toutes les pratiques professionnelles en établissement, demande certaines conditions afin de pouvoir répondre aux attentes de l’institution et de la communauté. Ces conditions sont dictées par les caractéristiques mêmes régissant la profession. Elles ne sont pas le fait d’exigences ou de caprices des intervenant-es, mais au contraire, sont liées à la pratique de la profession de façon à permettre l’efficacité et la satisfaction, tant pour le CSSS du Pontiac, que pour les intervenant-es et les communautés concernées.

Dans l’élaboration de cette partie de notre politique et de nos modalités de fonctionnement, nous nous sommes largement inspirés du document qui a été produit par l’équipe d’organisation communautaire du Lac Etchemins (merci pour le « débroussaillage »).

La première des conditions nécessaires est l’autonomie professionnelle.  Comme tous les professionnel-les œuvrant dans le réseau de la santé, les OC ont aussi besoin d’une marge de manœuvre qui leur est propre. Par exemple, pour le travailleur social, le psychologue ou l’organisateur communautaire, c’est l’établissement qui fixe les conditions de travail. Cependant, il appartient à ces professionnel-les de poser une analyse sur le problème de la personne ou de la communauté, ainsi que sur la meilleure intervention à suivre pour cette personne ou communauté.  Dans le cas des OC, le choix des dossiers ainsi que des objectifs à atteindre dans ces dossiers sont établis avec la communauté concernée.

Dans le but de faire des choix éclairés, les OC devront être au fait des orientations et priorités du CSSS. 

Une deuxième modalité de fonctionnement, et non la moindre, concerne la répartition des dossiers.  Nous travaillons maintenant en équipe, alors que le vieux a longtemps été seul de sa race donc, pas de problème de répartition, il héritait de tout.  Ce que nous avons suggéré et qui a été accepté c’est que les dossiers soient répartis en fonction de nos expertises, intérêts et affinités propres.  Pas de rattachement à un programme ou à une équipe, sinon la nôtre.  Par contre nous continuons à nous partager les rencontres des équipes de travail.  Nous considérons en effet que ces rencontres sont un lieu d’échanges, de ressourcement et d’apprentissages mutuels pour les participants ainsi qu’une très bonne source de renseignement sur les besoins de la communauté.

Certains dossiers particuliers demandent l’implication des 2 organisateur OC.  Nos modalités de fonctionnement nous permettent d’intervenir à 2 dans un même dossier, dans un cadre d’intervention complémentaire en fonction de nos expertises respectives. 

La réception des demandes

Les demandes en organisations communautaire peuvent provenir essentiellement de 2 sources : Externe, soit les demandes provenant d’un groupe formel, d’un regroupement de citoyens ou d’individus.  Interne, soit les demandes provenant d’autres professionnels ou de cadres, incluant la direction générale, du CSSS.

Nous avons convenu dans nos modalités de fonctionnement que chaque demande, peu importe sa provenance, fera l’objet d’une première évaluation de la part des OC.  Nous l’acheminerons par la suite à notre supérieur immédiat et au cadre concerné avec soit une recommandation, soit une opinion.

Nous avons également inclus dans la politique une recommandation à l’effet qu’un mécanisme de réception et d’évaluation des demandes soit développé et adopté le plus rapidement possible, et que ce mécanisme tienne compte des traditions de pratique d’action communautaire sur notre territoire.  En effet, l’évaluation des demandes doit reposer sur une grille qui permettra de les analyser en toute objectivité et en tenant compte de leur pertinence en fonction des besoins de la communauté et des priorités du CSSS du Pontiac en action communautaire.

Le rattachement administratif

La pratique de l’organisation communautaire demande beaucoup d’autonomie de par sa nature.  Les OC sont régulièrement en contact avec les leaders de la communauté et sont souvent sollicités pour donner un avis (formel ou non) sur des sujets variés.  Plusieurs dossiers que nous traitons ont des implications politiques.  L’expérience a démontré que les interrelations et les liens entre les OC et la direction générale du CSSS du Pontiac sont fréquents, nécessaires et positifs pour tous.
Nous avons recommandé au comité de travail que les OC soient rattachés à la direction générale.  La proposition a été comprise et adoptée.
Dans la même veine, nous avons proposé un concept expérimenté il y a quelques années au Centre de santé Les Etchemins, qui est celui du client identifié.  En vertu de cette approche, bien que les OC relèvent de la direction générale, ils sont « prêtés » à d’autres directions dans le cadre de mandats précis. La direction, ou les personnes concernées dans le dossier, sont considérées comme étant l’interlocuteur privilégié dans l’établissement des objectifs, du plan d’action comme dans l’évaluation. Comme la majeure partie de notre  temps devrait être consacrée aux services de 1re ligne et à la prévention/promotion, il serait préférable que nous soyons identifiés et rattachés à la première ligne.

La représentation

Les OC, à cause de leur expertise et de leurs connaissances, sont régulièrement sollicités pour participer à tables de concertation ou encore à siéger sur des conseils d’administration.  Nous croyons que notre participation à des tables de concertation est souhaitable et essentielle, tant pour nous que pour le CSSS du Pontiac ainsi que pour les organismes avec lesquels nous travaillons, afin de nous tenir informés des mouvances dans notre communauté et d’exercer une certaine influence.  Il faut cependant encadrer cette participation afin d’éviter d’être sollicités de toutes parts. 

Pour ce qui est de notre participation comme membres de conseils d’administration, elle devrait être accessible aux organismes dont c’est le besoin clairement identifié et qui en feront une demande officielle au CSSS. 

La suite des travaux du comité

Les travaux de notre comité ont engendré deux retombées concrètes et positives.   Dans le nouveau plan d’organisation qui a été adopté par notre conseil d’administration, il y a 2 comités qui relèvent de la direction générale : Le comité de coordination et de gestion ainsi que le comité de planification stratégique en action communautaire.  Ce dernier est composé des 2 OC, du directeur général, des cadres de mission CLSC, de la directrice de la Corporation de développement communautaire du Pontiac et de la représentante des organismes communautaires au conseil d’administration du CSSS.  Le comité, à la demande du DG, est co-présidé par un OC et par la représentante de la CDC.  Il se réunit au besoin mais au moins 3 fois par année.  Ses principaux mandats sont de réfléchir et de discuter de la réalité du milieu communautaire et de définir les orientations et priorités de notre établissement en regard du développement communautaire dans notre communauté.  Un des effets tangibles de la création de ce comité est qu’il nous (les OC) donne un accès direct et rapide au directeur général lorsque nécessaire.  Nous nous sommes servis de ce lien dans le dossier du dépannage alimentaire.  L’Agence (PSOC) et la santé publique de notre région refusaient de financer le dépannage alimentaire, alors que nous considérions que c’est une des portes d’entrée privilégiée pour la sécurité alimentaire et l’entraide alimentaire.  Nous avons saisi notre directeur général du dossier, il s’est associé avec d’autres directeurs généraux et ils ont réussi à faire renverser la vapeur.  Le dépannage alimentaire est maintenant financé, tout autant que les activités d’entraide alimentaire.

Nous avons également présenté pour adoption la politique au CA de notre établissement.  Nous avions 15 minutes, donc une bonne préparation, un power point pour reprendre les principaux éléments de la politique et des exemples concrets pour permettre aux membres de mieux visualiser et comprendre l’importance de nos interventions.  Résultat : Une discussion des plus intéressantes de 45 minutes avec les membres du CA, une politique adoptée à l’unanimité sans en modifier une seule virgule et des membres du conseil désormais sensibilisés à l’action communautaire.

Le nouveau plan d’organisation a été présenté à l’ensemble du personnel de notre CSSS.  Le positionnement de l’organisation communautaire a soulevé beaucoup de commentaires et même parfois un peu d’envie, mais ils comprennent maintenant mieux notre rôle et l’importance de l’organisation communautaire dans notre milieu.  Nous avons commencé à diffuser et expliquer notre politique et nos modalités de fonctionnement à l’interne lors de réunions d’équipe, et elle est bien reçue de la part de consœurs et confrères de travail.  Nous l’avons également présenté aux OC des autres CSSS de l’Outaouais, qui ont suivi avec intérêt l’évolution de nos travaux.  Au moins un autre établissement s’en inspire pour développer leur propre politique.  Il nous reste à la diffuser de façon plus formelle auprès de nos partenaires.

En guise de conclusion

La belle et la bête ont pensé que comme le développement de cette politique est une première chez nous, il serait important d’en faire un bilan et une analyse environs 12 mois après son implantation.  Ce devrait être fait avant l’été 2007. 

Nous sommes très conscients que le développement d’une telle politique repose d’abord et avant tout sur le fait que des individus, à tous les niveaux de notre établissement,  croient à l’organisation communautaire.  L’adoption de la politique par le conseil d’administration  la met à l’abri, autant que faire se peut, advenant un changement de direction au sein de notre établissement qui y serait moins sensible.  Nous ne nous faisons cependant pas d’illusions, nous sommes observés et devons livrer la marchandise.  Une meilleure connaissance de nos services de la part de tout le monde a entrainé une plus grande demande pour nos services.  C’est un effet collatéral dont nous pouvons nous accommoder, puisqu’il vient encore mieux camper notre rôle et notre importance dans la prestation de services et dans le développement de nouvelles méthodes d’intervention qui tiennent plus compte des forces de notre milieu et de sa réalité propre.